Membersihkan kotak masuk Anda adalah tugas yang kebanyakan dari kita berikan pada daftar saya-yang-nanti-nanti - antara laporan bank pengarsipan dan mengatur laci sampah. Tapi kenapa?
Karena manusia sulit melakukan apa pun kecuali mereka melihat terbalik.
Inilah alasan untuk membuat organisasi inbox menjadi prioritas tinggi: itu akan membuat Anda menjadi manusia yang lebih bahagia, lebih damai, lebih produktif.
Dalam studi yang dilakukan oleh Radicati beberapa tahun yang lalu, para peneliti memperkirakan bahwa rata-rata pekerja akan mengirim dan menerima sekitar 125 email per hari pada tahun 2015. Itu sekitar 45.625 email per tahun, termasuk "graymail, " tetapi tidak termasuk email pribadi. Jadi, jika Anda memiliki teman, Anda dapat melanjutkan dan menabrakkan nomor itu ke atas. Apa itu menambah waktu?
Pada tahun 2012, laporan McKinsey & Company menemukan bahwa orang menghabiskan sekitar 28% dari minggu kerja untuk membaca dan menjawab email. Itu sekitar 12 jam seminggu. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi jika saya dapat memotong jumlah itu menjadi dua, saya akan memiliki lebih banyak waktu untuk pergi ke yoga.
Tapi ini lebih dari sekedar membebaskan waktu Anda. Saya percaya kotak masuk Anda adalah representasi dari keadaan pikiran Anda. Dan membersihkannya benar-benar tentang kedamaian yang datang bersama dengan mengalahkan gangguan mental. Setelah Anda mulai berpikir tentang email dengan cara ini, Anda tiba-tiba melihat pentingnya mendapatkan kotak masuk Anda di bawah kendali. Berikut ini beberapa langkah untuk memulai:
1. Tanyakan pada Diri Anda Pertanyaan-Pertanyaan Sulit. Anda mungkin bertanya-tanya apa refleksi diri berkaitan dengan kotak masuk Anda. Semuanya, sungguh. Bagian luar adalah representasi dari bagian dalam. Memikirkan kotak masuk Anda sebagai cerminan keadaan pikiran Anda, mulailah dengan bertanya pada diri sendiri mengapa Anda membiarkan kotak masuk Anda lepas kendali dan hal-hal lain apa yang membuat Anda merasa tidak terkendali dalam hidup Anda. Jawabannya mungkin sederhana karena terlalu banyak atau seserius seperti menghindari perubahan karier yang sangat dibutuhkan. Mengidentifikasi dan menghadapi masalah itu dapat menjadi bagian tersulit dari keseluruhan proses. Jawab diri Anda dengan jujur, dan Anda akan siap secara mental dan emosional untuk menangani tugas itu.
2. "RDFS" Email Anda yang Belum dibaca. Dalam bukunya, Bird by Bird: Beberapa Petunjuk untuk Menulis dan Hidup , Anne Lamott mengenang bagaimana sebagai seorang anak, kakaknya pernah kewalahan oleh proyek sekolah tentang burung. Ayahnya memberi tahu kakaknya untuk mengambil proyek "burung demi burung" agar dia tidak terintimidasi oleh tugas besar ke depan. Anda mungkin memiliki sejumlah email yang belum dibaca yang menakutkan untuk dilakukan. Anda harus melakukannya burung demi burung. Jangan berpikir untuk menyelesaikannya, cungkillah kotak masuk Anda sedikit demi sedikit dengan mengingat bahwa Anda melakukan tugas ini untuk kesehatan mental Anda. Melihat setiap email karena semua memiliki tujuan membuat menyingkirkan mereka merasa seperti Anda telah mencapai sesuatu. "RDFS" -ing adalah cara mudah untuk melakukan itu. Saya mengadaptasi akronim yang bagus ini dari mantan bos saya yang mengatakan kepada saya bahwa setiap email baru memerlukan satu dari empat tindakan: segera tanggapi, hapus tanpa menanggapi, tindak lanjuti atau simpan untuk referensi di masa mendatang. Mengetahui bahwa Anda hanya memiliki empat pilihan untuk setiap email baru akan menyebarkan perasaan ragu dan tidak berdaya, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyortir email yang belum dibaca dan meningkatkan produktivitas Anda. Saat Anda membuka semua 5.000 email yang belum dibaca (atau apa pun nomor Anda ... tidak ada penilaian di sini) sebagian besar dari mereka mungkin termasuk dalam kategori "tindak lanjut" atau "simpan untuk referensi di masa mendatang", tetapi itu sebabnya langkah penting berikutnya adalah untuk mendapatkan sistem organisasi di tempat yang berfungsi untuk Anda.
3. Atur Apa yang Tersisa. Tidak pernah berhenti membuat saya takjub betapa terhiburnya kita oleh janji organisasi. Layanan email baru Google yang disebut Inbox menggunakan "email sebagai model daftar yang harus dilakukan." Ini memungkinkan Anda mengurutkan email menjadi kategori "disematkan", "ditunda" atau "selesai" dan mengumpulkan sejumlah besar email ke dalam "kumpulan" ke membuat inbox clutter lebih mudah dikelola. Ya, itu benar-benar user-friendly, tapi jangan tergoda oleh keluwesan itu. Anda tidak perlu membuatnya mendapatkan kotak masuk Anda bersih. Tidak ada hack kehidupan sihir yang akan membuat proses ini lebih mudah. Tapi inilah kabar baiknya: ada formula yang sangat mudah dibuktikan. Mendeklarasikan kotak masuk Anda hanya membutuhkan pengembangan sistem dan tetap konsisten dengannya. Jika Anda dapat berkomitmen untuk itu, Anda emas. Berikut adalah cara saya melakukannya: Saya menggunakan satu kotak masuk Gmail untuk semua email saya, dan setelah saya "RDFS" -sebelah email baru saya, saya mengarsipkan "hemat saya untuk referensi di masa mendatang." ”Email menggunakan folder Gmail, yang dapat diberi kode warna dan bersarang. Jika folder yang sesuai tidak ada, saya membuat yang baru. Saya memiliki 65 folder aktif saat ini. (Sebagian besar server email dapat melakukan fungsi yang serupa jika Anda tidak menggunakan Gmail.) Kemudian, saya menangani email "tindak lanjut" saya, yang saya simpan di kotak masuk saya (saya mencoba untuk tidak pernah membiarkan nomor tersebut mendapatkan lebih dari 100, karena saya tahu itu secara pribadi membuat saya merasa kewalahan). Jika email “tindak lanjut” tersebut memerlukan tindakan di pihak saya, saya membuat “tugas” di Google Kalender (mis: “Pilih tempat untuk makan siang dengan Lisa” atau “Kirim spreadsheet Excel ke bos saya”) dan tambahkan tanggal jatuh tempo untuk tugas itu jadi saya akan mendapatkan pengingat jika perlu. Dengan begitu aku tidak bangun di tengah malam mengkhawatirkan apa yang aku lupa lakukan. Serius, itu layak tidur malam yang nyenyak. Tantang diri Anda untuk mengembangkan protokol organisasi Anda sendiri. Setiap metode yang nyaman dan berkelanjutan untuk Anda akan berhasil jika Anda menaatinya.
4. Tackle The Big Rocks First. Menurut Stephen Covey yang menulis The 7 Habits Of Highly Successful People, "batu karang kehidupan yang besar" adalah tugas yang jika tidak Anda tempatkan terlebih dahulu, Anda tidak akan pernah sampai kepada mereka sama sekali. Namun, mereka seringkali yang paling penting. Dan ketika kita menghindarinya, mereka sangat membebani kita secara mental dan emosional. Ketika Anda menerapkan metafora batu besar ke email, Anda dapat melihat betapa mudahnya menghabiskan sebagian besar waktu online Anda dalam menangani butiran kecil pasir - email mendesak yang membutuhkan segera memperhatikan dan memberi kita ilusi produktivitas - dan menanggalkan batu-batu besar - email yang mengharuskan kita untuk berpikir atau berbuat serius. Semakin lama batu-batu besar itu menjadi tidak diprioritaskan, semakin menggelikan mereka untuk kita. Potensi stres difus dengan membuat sumpah untuk mengatasi email batu besar terlebih dahulu. Selalu. Ini mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk menangani item kotak masuk yang lebih keras dan lebih memakan waktu terlebih dahulu, tetapi meluangkan waktu untuk mencari tahu apa yang diperlukan email dari Anda akan menghemat waktu dan stres dalam jangka panjang. Beberapa saat setelah Anda menghembuskan napas, merasakan pelepasan ketegangan bahu, mengagumi inbox asli Anda, itu akan mulai mengisi lagi. Begitulah hidup. Tetapi jangan sampai kewalahan - pembersihan dalam dilakukan, dan itulah bagian yang sulit. Mempertahankan adalah bagian yang mudah sekarang karena Anda memiliki sistem yang sangat tahan banting di tempat. Saya berbicara berdasarkan pengalaman ketika saya mengatakan bahwa hari-hari produktif dan malam-malam yang damai akan menjadi motivasi yang Anda butuhkan untuk menjaga kotak masuk Anda agar tidak pernah berantakan lagi.
